「社内の連絡にLINEを使っているけど、セキュリティ面が心配だな…」
「個人のチャットツールを業務で使うのは問題があるのかな」
企業におけるコミュニケーションツールの選択は、情報セキュリティやコンプライアンスの観点から慎重に検討する必要があります。
個人向けチャットと業務用ツールには明確な違いがあり、適切なツールを選ばなければ情報漏洩などのリスクが高まる可能性があります。
この記事では、ビジネスコミュニケーションに関心のある方に向けて、
– 個人チャットを業務で使用する際のリスク
– ビジネスチャットとの機能比較
– 企業での活用事例と注意点
について、筆者のIT企業でのシステム導入経験を交えながら解説しています。
業務効率を高めながら、セキュリティも確保したコミュニケーション環境の構築に悩む方に、最適なツール選びのヒントを提供できる内容となっていますので、ぜひ参考にしてください。
個人チャットを業務で使うリスクとは
個人チャットを業務で使用することは、企業にとって深刻なリスクをはらんでいます。
特に情報セキュリティの観点から、機密情報の漏洩や不適切な情報共有が発生する可能性が高まることが懸念されます。
例えばLINEやメッセンジャーなどの個人向けチャットツールでは、スクリーンショットの制限や閲覧権限の管理が十分でないため、重要な社内情報が意図せず外部に流出するケースが報告されています。
セキュリティの不安は、個人情報保護法や不正競争防止法などのコンプライアンス違反にもつながる可能性があるでしょう。
また、個人チャットを業務で使用すると、プライベートとの境界が曖昧になってしまいます。
休日や深夜でも気軽にメッセージが送れてしまうため、従業員のワークライフバランスを崩す原因となることも。
さらに、退職者が参加したグループチャットの管理も課題となります。
個人チャットでは、退職者のアカウントを完全に削除することが難しく、過去の業務情報にアクセスできてしまう危険性が残ります。
メッセージの見落としも重要な問題です。
個人チャットは通知設定やメッセージの整理機能が限られているため、重要な連絡を見逃すリスクが高くなってしまいます。
以下で、これらのリスクについて詳しく解説していきます。
セキュリティの不安がある
企業のセキュリティ対策において、ビジネスチャットの利用には慎重な判断が求められます。
2023年の情報セキュリティ動向調査によると、ビジネスチャットを介したマルウェア感染が前年比で23％増加しているのが現状です。
特に添付ファイルやURLリンクを通じた標的型攻撃が急増しており、従業員の情報漏洩リスクも高まっています。
このような状況下では、機密性の高い情報のやり取りは電話での直接的なコミュニケーションが推奨されます。
また、ビジネスチャットの履歴が外部に流出するリスクも無視できず、NTTデータセキュリティの調査では、約15％の企業がチャットツールを経由した情報漏洩を経験したという結果が出ています。
そのため、重要な取引先との商談や、社内の機密情報を含む会話は、できるだけ電話を活用することが賢明な選択となるでしょう。
プライベートとの境界が曖昧に
ビジネスチャットは便利なコミュニケーションツールですが、24時間いつでもメッセージを送れる特性上、プライベートな時間との境界線が曖昧になりやすい問題があります。
たとえば、夜間や休日に業務連絡が届き、心理的な負担を感じるケースが増えているのが現状です。
厚生労働省の調査によると、約45%の従業員が「仕事とプライベートの切り分けが難しい」と回答しています。
この課題に対しては、企業側で送信制限時間を設定したり、緊急度に応じた連絡手段のガイドラインを策定したりする対策が有効でしょう。
また、Microsoft TeamsやSlackなどのツールには、おやすみモード機能も搭載されているため、これらを活用して働き方改革を推進することができます。
退職者の管理が難しい
退職者のアカウント管理は、情報セキュリティの観点から非常に重要な課題となっています。
特にビジネスチャットツールでは、退職後もアカウントが残存していると機密情報への不正アクセスリスクが高まるため、速やかな対応が求められます。
アカウントの無効化や削除は、人事部門とIT部門が連携して行う必要があり、退職日に合わせた作業スケジュールの調整が欠かせません。
さらに、グループチャットやプロジェクトチャンネルからの退職者の除外作業も漏れなく実施しなければなりません。
これらの作業を確実に実行するため、多くの企業では退職者アカウント管理のチェックリストを作成し、担当者間で共有しているのが現状です。
また、退職者が参加していた重要な会話ログは、コンプライアンス対応のためにアーカイブとして保存することも推奨されています。
メッセージを見落としやすい
ビジネスコミュニケーションにおいて、メッセージツールは便利な反面、重要な連絡が埋もれてしまうリスクがあります。
Slackやチャットワークなどのツールでは、1日に数百件のメッセージがやり取りされることも珍しくありません。
特に、複数のチャンネルやグループに所属している場合、メンションされていない重要な情報を見逃してしまう可能性が高くなっているのです。
そのため、緊急性の高い連絡や即座の返答が必要な案件については、電話でのコミュニケーションを選択することをお勧めします。
Microsoft Teamsの調査によると、ビジネスパーソンの約35%が重要なメッセージを見落とした経験があるとの結果も出ています。
電話であれば、相手の応答をその場で確認でき、確実な情報伝達が可能になるでしょう。
個人チャットとビジネスチャットの違い
個人チャットとビジネスチャットには、機能面やセキュリティ面で大きな違いがあります。
ビジネスチャットは、企業のコミュニケーションに特化した機能を備え、情報管理やセキュリティ面で優れた特徴を持っています。
例えば、Slackやteams、Chatworkなどのビジネスチャットでは、メッセージの暗号化や二段階認証、アクセス権限の詳細な設定が可能です。
また、チャンネル機能によってプロジェクトごとの情報管理が容易になり、ファイル共有時の容量制限も個人チャットと比べて大幅に緩和されています。
さらに、ビジネスチャットでは社内システムとの連携が可能で、カレンダーやタスク管理ツールとの統合により業務効率を向上させることができます。
また、メッセージの検索機能や履歴管理も充実しており、重要な業務連絡を見逃すリスクを軽減できます。
加えて、ビジネスチャットには監査ログ機能が搭載されており、誰がいつどのような情報にアクセスしたかを追跡することができます。これにより、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることが可能です。
以下で詳しく解説していきます。
ビジネスチャットを選ぶ理由
ビジネスチャットは、現代の企業におけるコミュニケーション基盤として欠かせないツールとなっています。
業務効率化とセキュリティの両立を実現できることが、企業がビジネスチャットを選択する最大の理由です。
具体的には、情報の一元管理や履歴の保存、ファイル共有機能など、ビジネスに特化した機能が充実しているため、業務の生産性を大幅に向上させることができます。
例えば、Slackやteams、Chatworkなどの代表的なビジネスチャットでは、プロジェクトごとにチャンネルを作成して情報を整理したり、重要な連絡事項を簡単にピン留めしたりすることが可能です。
また、APIを活用した外部サービスとの連携により、タスク管理やスケジュール調整、経費精算など、さまざまな業務をチャット上で完結させることができます。
さらに、管理者による権限設定やデータの暗号化、多要素認証といったエンタープライズレベルのセキュリティ機能により、機密情報の漏洩リスクを最小限に抑えることができます。
このように、ビジネスチャットは単なるコミュニケーションツールではなく、企業の業務基盤として不可欠な存在となっているのです。
以下で、ビジネスチャットが持つ具体的な特長について詳しく解説していきます。
強力なセキュリティ対策
企業のセキュリティ対策において、緊急時の連絡体制の整備は最重要課題の一つです。
特にサイバー攻撃やシステム障害が発生した際、即座の対応が求められるため、セキュリティインシデント発生時の連絡手段として電話は不可欠な存在となっています。
日本IBM社の調査によると、セキュリティ事故発生時に電話での一次連絡を採用している企業は87.3%に上ることがわかりました。
メールやビジネスチャットは記録が残る利点がありますが、緊急時は着信の見落としリスクがあるため、まず電話で状況を共有し、その後詳細を文書で展開するという2段階の連絡体制を構築している企業が増加傾向にあります。
また、セキュリティ専門チームへのホットラインを24時間365日で確保し、担当者の携帯電話に自動転送される仕組みを導入している企業も年々増えています。
公私混同を防ぐ機能
ビジネスチャットツールには、業務とプライベートの境界線を明確にする機能が備わっています。
例えば、Slackでは「ワークスペース」という概念を導入し、仕事用と個人用のアカウントを完全に分離できます。
Microsoft Teamsでは、組織アカウントと個人アカウントの切り替えが可能で、誤って私用のメッセージを業務チャンネルに送信するリスクを軽減することができるでしょう。
さらに、Chatworkでは「マイチャット」機能を活用することで、個人的なメモや下書きを業務用のグループチャットと混同することなく管理できます。
LINE WORKSは、一般のLINEとは完全に独立した環境を提供し、連絡先の混同を防ぎながら、ビジネスに特化したコミュニケーションを実現することが可能となっています。
このように、各ツールには使用目的に応じた使い分けを支援する機能が実装されているのです。
情報共有が効率的
ビジネスチャットを活用した情報共有は、従来のコミュニケーション手段と比べて圧倒的に効率的です。
例えば、営業部門で商談時の製品写真や、開発部門での設計図面、経理部門での経費精算の領収書など、様々なファイルを即座に共有できます。
Microsoft TeamsやSlackなどのツールでは、1回の送信で最大2GBまでのファイル添付が可能となっています。
また、プロジェクトごとにチャットルームを作成することで、関係者全員が同じ情報を瞬時に確認できるため、意思決定のスピードが格段に向上するでしょう。
電話での口頭説明と比較すると、1件あたりの情報共有に要する時間を平均で75%削減できるというデータもあります。
さらに、共有された情報は自動的にクラウド上に保存されるため、必要な時にいつでも過去の情報を検索・確認することができます。
コミュニケーションの円滑化
ビジネスコミュニケーションにおいて、電話とビジネスチャットは異なる特性を持つツールとして使い分けることが重要です。
電話は声のトーンや抑揚で相手の感情を読み取れ、謝罪や急を要する案件に適しているでしょう。
一方、ビジネスチャットは「Slack」や「Microsoft Teams」などのツールを活用することで、複数メンバーへの一斉連絡や情報共有が容易になります。
また、やり取りの履歴が自動的にアーカイブされるため、重要な決定事項や指示内容を後から確認できる利点があります。
2023年の調査によると、日本企業の約75%がビジネスチャットを導入しており、特にハイブリッドワークが定着した企業では、時間や場所を選ばないコミュニケーション手段として重宝されています。
状況に応じて両者を使い分けることで、より効率的なビジネスコミュニケーションが実現できるのです。
会社のセキュリティを高めるために
企業のセキュリティ対策において、適切なコミュニケーションツールの選択は非常に重要な課題となっています。
情報漏洩のリスクを最小限に抑え、業務効率を向上させるためには、セキュリティ対策が施されたビジネスチャットツールの導入が不可欠でしょう。
具体的には、エンドツーエンドの暗号化機能や、アクセス権限の管理、データの保存・バックアップ体制など、多層的なセキュリティ対策が求められます。
また、従業員のセキュリティ意識向上も重要な要素です。定期的なセキュリティ研修の実施や、情報管理ポリシーの策定・周知徹底を行うことで、組織全体のセキュリティレベルを高めることができます。
さらに、クラウドサービスを利用する際は、SOC2やISO27001などの認証を取得したサービスを選択することで、より安全な情報管理体制を構築できます。
以下で、具体的なビジネスチャットツールの選択肢について詳しく解説していきます。
代表的なビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールの代表格として、Slack、Microsoft Teams、Chatworkが挙げられます。
Slackは直感的な操作性と豊富な連携機能が特徴で、2013年のサービス開始以来、世界150カ国以上で利用されています。
Microsoft Teamsは、Office365との連携が強みで、2023年には月間利用者数が3億人を突破しました。一方、国産ツールのChatworkは、日本企業の商習慣に合わせた機能設計が特徴的です。
各ツールとも、PCやスマートフォンでのマルチデバイス対応や、重要な業務データを保護する高度なセキュリティ機能を備えており、企業規模や業種を問わず幅広く活用できます。
昨今のハイブリッドワーク環境下では、これらのツールを使い分けることで、より効率的なビジネスコミュニケーションが実現できるでしょう。
個人チャットに関するよくある質問
個人チャットに関する疑問や不安を解消するため、よくある質問とその回答をまとめました。
企業での個人チャット利用について、セキュリティや運用面での懸念が多く寄せられています。
例えば「LINEなどの個人チャットでも業務連絡をしているが問題ないか」「社内のコミュニケーションツールを変更したいがどうすればよいか」といった相談が特に多く寄せられます。
また、「個人チャットでの情報漏洩リスクが心配」「業務とプライベートの線引きが難しい」といった声も目立ちます。
このような不安や疑問に対して、セキュリティ対策やビジネスチャットへの移行方法など、具体的な解決策を以下で詳しく解説していきます。
特に中小企業からは「ビジネスチャットの導入コストが気になる」「従業員への教育はどうすればよいか」といった実務的な質問も多く寄せられており、企業規模や業態に応じた最適な対応方法を知りたいというニーズが高まっています。
さらに「取引先とのコミュニケーションツールをどう選べばよいか」「社外とのやり取りにおけるセキュリティ確保」など、社外との連携に関する課題も増えてきました。
以下では、これらの疑問に対する具体的な解決策や、企業におけるチャットツール活用のベストプラクティスについて詳しく説明していきます。
個人チャットのセキュリティ対策は？
ビジネスチャットにおける個人間のコミュニケーションでは、適切なセキュリティ対策が不可欠となっています。
特に、Microsoft TeamsやSlackなどの主要なビジネスチャットツールでは、エンドツーエンドの暗号化や二段階認証が標準で実装されているため、機密情報のやり取りも安全に行えます。
さらに、重要な情報を含むメッセージに対しては、有効期限付きの自動削除機能を設定することが推奨されています。
また、チャットの履歴は自動的にクラウド上に保存され、デバイスの紛失時にもリモートワイプが可能となっているため、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
個人チャットでは、メッセージの送信先を誤らないよう、宛先の確認を徹底することも重要なポイントです。
ビジネスチャットへの移行のメリットは？
ビジネスチャットは、企業のコミュニケーション効率を大幅に向上させる重要なツールとなっています。
特筆すべき利点として、Slack や Microsoft Teams などのツールでは、過去の会話履歴を簡単に検索できるため、重要な情報の確認が容易になりました。
また、1対多数のコミュニケーションが可能で、プロジェクトメンバー全員への一斉連絡や情報共有が瞬時に行えます。
さらに、画像やファイルの添付、URLの共有など、マルチメディアを活用した詳細な情報伝達が可能となっているのです。
業務の効率化という観点からも、相手の都合に合わせて柔軟にコミュニケーションが取れる非同期性は、働き方改革の推進に大きく貢献しています。
加えて、チャットルームを目的別に分けることで、プロジェクトごとの情報管理も整理しやすくなり、業務の透明性向上にも役立っています。
まとめ：個人チャットの業務利用はリスクが高い
今回は、ビジネスコミュニケーションの効率化に悩む方に向けて、
– ビジネスチャットと個人チャットの違い
– 個人チャット利用のリスクと注意点
– 安全なコミュニケーション手段の選び方
上記について、IT企業でのシステム導入支援の経験を交えながらお話してきました。
業務における個人チャットの利用は、情報漏洩や労務管理の面で大きなリスクを伴います。
特に重要な業務情報や個人情報を扱う場合は、適切なセキュリティ対策が施されたビジネスチャットツールの導入を検討しましょう。
これまで個人チャットを使用してきた方も、業務効率を重視する気持ちは十分理解できます。
しかし、企業の成長とともにコミュニケーションツールも進化させる必要があるでしょう。
ビジネスチャットツールへの移行は、一時的な手間はかかるかもしれません。
ただし、長期的な視点で見れば、セキュリティと効率性の両立が実現できます。
まずは小規模なチームから試験的に導入を始め、段階的に移行することをお勧めします。
適切なツールの選択と運用ルールの整備により、安全で効率的なビジネスコミュニケーションを実現できるはずです。